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効果的なミーティングとは?

どこの会社でもミーティングは行われていると思うけど、ミーティングの効果的な進め方について、考えているかといえば、案外考えていなかったりするものだ。

とりあえず資料を準備して、会議室に集まって、一方的に役職者が話をして、部下に意見や何か良い考え方はないか?、という図式が目に浮かぶ。

そこで、ミーティングの進め方についてまとめてみる。

1.ミーティングの目的は、5つあります

①.意思決定する

考えたり話し合う上で必要な材料に基づき参加者で意見を交わし、決断に必要な情報を参加者と十分に共有した上で必要な決定をする。

②.問題解決する

具体的な問題や課題を取り上げる。事実関係や問題を引き起こしている原因を洗い出し、将来に向けての解決策を出す。

③.アイディアを出し合う

実現が可能かどうかに気をとられず、あらゆる可能性について自由な発想を促し、アイディアを制限なく出し合う。

④.評価する

終了したプロジェクトなどについて、事前に決めた評価基準をもとに、良かったこと、改善が必要なことなどを振り返り、今後に活かすために評価する。

⑤.情報共有する

顧客情報や営業進捗など、関係者が知っておくべき必要事項を共有する。

たとえば問題解決であれば、できるだけ具体的な事例を参考にした意見交換が求められるに対し、アイデア出しでは、可能性のあることをブレーンストーミングでたくさん出してもらう。

2.これらの目的を達成するためにミーティングが効果的に行われているかどうかのチェックリスト

□ 実施の目的が明確でない

□ 人が意見を言うと、必ずそれに対して批判的な指摘をする人がいる

□ 全般的に一人ひとりの話が長い

□ 同じ話が蒸し返される

□ 結論が出ないことが多い

□ 司会進行役のコントロールが強くて意見が出せない

□ 議題が用意されていない

□ 人数が多すぎて議論が成り立たない

上記のうち、3つ以上チェックがついたら、そのミーティングにはなんらかの改善が必要

3.ミーティングを効率よく進めていくためのポイント

(1).緊張を和らげる

仕事の調子を聞いたり、飲み物を用意するなど緊張を和らげる工夫も効果的。

(2).目標設定する

最初にミーティングの目的を明確にし、終了時に何を実現させたいのかを具体化する。最後に何を達成すべきかを最初に話しておくと、ミーティング中も意識を集中しやすい。

(3).現状を明確にする

いま起こっていることの情報共有をする(アイディアを出し合う場合でも、現状についての情報をたくさん共有すると効果的)。

(4).食い違いを明確にする

目指す方向と現状に起こっていることの食い違いは何かについて検討する。食い違いが見えてくると、次の行動への意識が向かいやすい。

(5).次の行動を決める

食い違いが明確になったら、それを埋めるために何を行うかについて検討する。何を、いつ、どのようにと具体的であるほどよい。

(6).評価する

ミーティングの最後を評価でしめること。最初の目標をどのくらい達成したかを検討する。この評価は、最後だけでなくミーティングの途中でも入れて良い。目標に向かっていない場合は軌道修正されていく。

(7).次のステップを決める

次回のミーティング日程やその後の進捗などを決める。

やっぱり、参加全員がミーティングの目的を明確に意識出来ていることが一番大事です。

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